perancangan aplikasi penggajian

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    LATAR BELAKANG MASALAH

Teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi data. Secara umum, dapat dikatakan bahwa teknologi informasi terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak. Menurut Peter J. Denning mendefinisikan Ilmu Komputer dalam makalahnya tentang disiplin ilmu komputer. Makalah yang dibentuk oleh dua masyarakat ilmiah terbesar bidang komputer, yaitu ACM dan IEEE Compuetr Society. Bahwa  Ilmu Komputer merupakan pendidikan sistematik tentang proses algoritmik yang menjelaskan dan mentransformasikan informasi, baik itu berhubungan dengan teori-teori, analisis, desain, implementasi, ataupun aplikasi-aplikasi yang ada padanya. Komputer merupakan alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan program tertentu untuk menghasilkan informasi. Proses dari pengolahan data menggunakan komputer di sebut dengan pengolahan data elektronik. Komputer memberikan suatu solusi yang tepat   dalam menghasilkan informasi, salah satunya dalam menghasilkan informasi mengenai Pendidikan Nasional.

Sistem Pendidikan Nasional ditetapkan melalui undang-undang berupa Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, yaitu sistem pendidikan nasional adalah keseluruhan komponen pendidikan yang saling terkait  secara terpadu untuk mencapai tujuan pendidikan nasional.  Pendidikan nasional adalah pendidikan yang berakar pada kebudayaan bangsa Indonesia yang berdasarkan pada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. Sistem pendidikkan nasional adalah satu keseluruhan yang terpadu dari semua satuan dan kegiatan pendidikan yang berkaitan satu dengan lainnya untuk mengusahakan tercapainya tujuan pendidikan nasional. Pendidikan Nasional berfungsi untuk mengembangkan kemampuan serta meningkatkan mutu kehidupan dan martabat manusia Indonesia dalam rangka upaya mewujudkan tujuan nasional. Pendidikan nasional bersifat terbuka dan memberikan keleluasaan gerak kepada peserta didik.

Dalam Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional (UU Nomor 20 Tahun 2003) UU Nomor 20 Tahun 2003 mengatur pendanaan pendidikan secara khusus dalam Bab XIII yang secara substansi menyatakan bahwa 1) pendanaan pendidikan menjadi tanggung jawab bersama antara pemerintah, pemerintah daerah, dan masyarakat, 2) sumber pendanaan pendidikan ditentukan berdasarkan prinsip keadilan, kecukupan, dan keberanjuran, 3) pengelolaan dana pendidikan berdasarkan prinsip keadilan, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas publik, dan 4) pengalokasian dana pendidikan.

Sekolah merupakan lembaga pendidikan yang memiliki kegiatan manajemen, baik itu berkaitan dengan sumber daya manusia, kegiatan sekolah, keuangan. Jumlah dan perubahan data yang berlangsung secara rutin memerlukan pengelolaan, diantaranya pendataan siswa, guru, karyawan, data sekolah dan penggajian guru. Pendidikan juga tidak terlepas dari kebutuhan dana guna mendukung terselenggaranya program pendidikan.

 Tanggung Jawab Pendanaan tersebut tertulis “Pemerintah dan pemerintah daerah bertanggung jawab menyediakan anggaran pendidikan sebagaimana diatur dalam Pasal 31 ayat (4) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945”. Pengalokasian dana pendidikan pasal 49 (1) Dana pendidikan selain gaji pendidik dan biaya pendidikan kedinasan dialokasikan minimal 20% dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) pada sektor pendidikan dan minimal 20% dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD).

Dengan adanya peraturan yang telah di cantumkan di atas maka pengelolaan penggajian sebaiknya dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dalam pengelolaan penggajian laporan yang dibuat haruslah akurat.

Kegiatan diatas menghasilkan dan memerlukan dukungan data dan informasi yang banyak. Untuk itu diperlukan database yang dapat menyimpan dan mengolah data tersebut dengan cepat dan dapat digunakan kapan saja bila diperlukan. Ketepatan dan kecepatan pengelolaan data dari setiap kegiatan sekolah.

Berdasarkan kondisi yang ada sistem penggajian di SMPN 2 Bantarujeg masih memakai Microsoft Excel yang memiliki kelemahan dalam hal waktu yang diperlukan cukup lama pada proses penginputan data, yang sudah menggunakan sistem kompterisasi tetapi masi belum mencapai keefektifan.

Waktu yang diperlukan untuk pembuatan berbagai macam laporan yang berhubungan dengan sistem penggajian karyawan menjadi sangat lama dan panjang, Informasi data yang disajikan menjadi kurang teliti, seperti halnya  banyak dijumpai data ganda ataupun data kurang lengkap, Proses auditing sewaktu-waktu sulit dilaksanakan, Mempunyai resiko yang sangat tinggi. Serta jumlah guru yang mengajar ada 62 guru.

Berikut adalah beberapa data guru dan gaji pokok yang diterima.

No	Nama	NIP	L/P	Agama	Jabatan	Golongan	Gaji Pokok(Rp)
1	Yayah Kurnia	19200727 1974022004	P	Islam	Guru	IV A	3.380.000
2	Emi Suhaeni	19610205 1981092005	P	Islam	Guru	IV A	3.3114.800
3	Nani Kurnia	19610916 1982012008	P	Islam	Guru	IV A	3.114.800
4	Nani Kurniasih	19610916 1982012003	P	Islam	Guru	IV A	3.114.800
5	Dedeh	19620922 1982204203	P	Islam	Guru	IV A	2.679.400
6	Ai Yuningsih	19630206 1989032008	P	Islam	Guru	IIID	2.949.400
7	Teti Ristiami	196711115 1989032008	P	Islam	Guru	IV A	3.030.900
8	Mimin	19541210 1984122001	P	Islam	Guru	IV A	2.949.400

Kesalahan perhitungan pembayaran gaji merupakan salah satu  masalah yang sering dihadapi dalam sistem penggajian.Terjadinya kesalahan pembuatan laporan penggajian, mengakibatkan lamanya pembuatan suatu laporan. Permasalahan lainnya seperti sulit mendeteksi ketika adanya perpindahan status. Seperti perpindahan golongan, jabatan, status nikah, anak, dan lain-lain ditambah dengan laporan yang dihasilkan kurang akurat, dikarenakan banyak variabel dan komponen data yang diolah dengan pengolahan secara manual seperti Microsoft excel. Pelayanan  belum sesuai  karena sistem lambat dalam proses pengolahan data, file-file penggajian dapat diakses oleh orang-orang yang tidak berwenang, biaya yang dikeluarkan tinggi akibat sering terjadinya kesalahan dalam mencetak  laporan, informasi yang disajikan kadang terlambat dan tidak akurat,  informasi disajikan dalam bentuk tabel (belum relevan), Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 1 pekerjaan (1 laporan) membutuhkan waktu yang lama.

Melihat permasalahan di atas diperlukan sebuah database penggajian di suatu sekolah supaya  proses pengelolaan penggajian guru dapat dengan mudah dilakukan. Sehingga penulis membuat suatu perancangan database penggajian suatu sekolah dengan mengunakan MYSQL sebagai databasenya dan menggunakan Software Microsoft Visual Basic 6.0 dengan menggunakan pelaporan Crystal Report 7.0.

Keputusan dalam pemilihan Visual Basic 6.0 diambil karena meneyediakan perangkat yang dapat digunakan untuk membuat program aplikasi kecil dan sederhana maupun aplikasi besar dan rumit. Dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan MYSQL akses database menjadi lebih mudah, maka dijadikanlah sebagai database server dengan menggunakan pelaporan Crystal Report 7.0 dalam membangun aplikasi database ini. Maka dibuat peracangan database  sekolah di SMPN 2 BANTARUJEG dengan menggunakan Software Microsoft Visual Basic 6.0 dan MYSQL sebagai databasenya.

Dengan adanya latar belakang ini, maka penulis mengambil judul PERANCANGAN DATABASE PENGGAJIAN SMP NEGERI 2 BANTARUJEG.

1.2     PERUMUSAN MASALAH

Dari latar belakang di atas maka rumusan masalahnya ialah:

1.    Bagaimana perancangan database penggajian di sekolah SMP NEGERI 2 BANTARUJEG?

2.    Bagaimana database penggajian  yang dibangun dapat menjawab kebutuhan informasi yang berkenaan dengan pengelolaan penggajian guru dan  karyawan?

1.3    TUJUAN PENELITIAN

Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian yaitu:

1.    Untuk membuat perancangan database penggajian yang dapat diimplementasikan di sekolah SMP NEGERI 2 BANTARUJEG.

2.    Untuk mengetahui kebutuhan informasi perancangan database yang  berkenaan dengan pengelolaan penggajian guru dan karyawan dengan data-data yang berhubungan dalam perancangan database penggajian sekolah SMP NEGERI 2 BANTARUJEG.

1.4    PEMBENTUKAN MODEL

Model yang digunakan dalam perancangan database penggajian di sekolah SMP NEGERI 2 BANTARUJEG adalah metode waterfall.

Menurut Sutabri waterfall buku yang berjudul Analisis Sistem Informasi (2004:62) Waterfall adalah struktur pengembangan sistem dimana setiap tahap harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum diteruskan ke tahap berikutnya untuk menghindari terjadinya pengulangan tahapan Pengumpulan data,  Analisa kebutuhan, Desain, Pembuatan perangkat lunak, Pengujian.

1.5    KONTRIBUSI PENELITIAN

1.    Kontribusi terhadap pengembangan ilmu ialah untuk menambah wawasan penulis dan dapat mengetahui urutan pengelolaan database penggajian di suatu sekolah. Selain  itu penulis dapat menerapkan ilmu yang didapat selama perkuliahan yaitu dengan perancangan database sekolah dengan Microsoft Visual Basic 6.0 dan MYSQL sebagai databasenya.

2.    Kontribusi terhadap praktis (sekolah) ialah bagi lembaga pendidikan sekolah, kegunaan penelitian ini agar mempunyai database penggajian baru yang diharapkan dapat mempermudah pengelolaan data penggajian guru dan karyawan sehingga menghasilkan laporan keseluruhan penggajian sekolah tersebut yang lebih akurat dengan menggunakan database yang dapat beroperasi secara efektif yaitu dengan menggunakan software Microsoft Visal Basic 6.0 dan MYSQL sebagai databasenya.

1.6    SISTEMATIKA PENULISAN

Sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

1.2  Perumusan Masalah

1.3  Tujuan Penelitian

1.4  Pembentukan Model

1.5  Kontribusi Penelitian

1.6  Sistematika Penulisan

1.7  Kegunaan Model

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN

2.1 DataBase

2.1.1     Pengertian Data Base

2.1.2     Fungsi Data Base

2.1.3     Bentuk Data Base

2.1.4     Tujuan Data Base

2.2 Penggajian

2.2.1     Pengertian Penggajian

2.2.2     Prosedur pencatatan Penggajian

2.3 Model penelitian yang telah ada

2.4 Kerangka Pemikiran       

BAB III METODOLOGI PENGEMBANGAN MODEL

3.1 Objek Penelitian

3.2 Metodologi Pengembangan Model secara Skematik

3.3 Uraian Rinci Metodologi Pengembangan Model

3.4 Langkah – Langkah Pengembangan Model

3.5 Rencana Validasi Model

3.6 Jadwal Penelitian

      BAB IV PENGEMBANGAN MODEL

2.1  Pengertian sistem

2.2  Aspek struktur

2.2.1     Perilaku system

2.2.2     Performasi system

2.2.3     Lingkungan system

2.2.4     Formulasi model yang dikembangkan

2.3  Analisis model

2.4  Validasi model

      BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

                    5.1 Kesimpulan

              5.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

1.7    KEGUNAAN MODEL

Kegunaan dari model yang digunakan ialah untuk mengoptimalisasikan database penggajian guru dan karyawan di suatu sekolah serta untuk memudahkan pengelolaan data dan untuk memudahkan pengendalian data penggajian guru dan karyawan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN

2.1 DataBase

2.1.1     Pengertian Data Base

Database merupakan kumpulan data yang disimpan secara terstruktur dalam tempat penyimpanan sekunder dengan struktur yang didefinisikan. Tujuan utama dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan data dan mencapai independensi data.  Independensi data merupakan kemampuan untuk  mengubah dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.

Keunggulan penerapan konsep database seperti independensi program data,  meminimalkan redundansi data, meningkatkan konsistensi data, meningkatkan kemampuan berbagai data, meningkatkan produktivitas pengembangan aplikasi, meningkatkan pencapaian standarisasi, meningkatkan kualitas data, meningkatkan tanggapan dan kemudahan akses terhadap data.

Ada beberapa pengertian database diantaranya:

Menurut Jogiyanto Hartono,MBA,Ph.D (1999:711) database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Sedangkan menurut Fathansyah (November2007:2) database merupakan kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang di simpan dalam media penyimpanan ekonomis.

Kemudian Menurut  Ramakrishnan & Gerke (2000) database adalah kumpulan data, biasanya menggambarkan kegiatan dari satu atau lebih organisasi terkait.

Jadi database merupakan sistem penyimpanan data memakai komputer.

2.1.2     Bentuk Database

Bentuk  database adalah suatu konsep yang terintegrasi dalam menggambarkan hubungan (relationships) antar data dan batasan-batasan (constraint) data dalam suatu sistem database. Model database relasi merupakan model database paling sederhana dan mudah digunakan serta yang paling penting adalah kemampuannya dalam mengakomodasi berbagai kebutuhan pengelolaan database. Sebuah database dalam model ini disusun dalam bentuk tabel dua dimensi yang terdiri dari baris (record) dan kolom (field), pertemuan antara baris dengan kolom disebut item data (data value), table tabel yang ada di hubungkan (relationship) sedemikian rupa menggunakan field-field kunci (Key field) sehingga dapat meminimalkan duplikasi data. Model database relasi ini dikemukakan pertama kali oleh E.F. Codd, salah seorang pakar dalam bidang database. sering juga model ini disebut database relasi.

2.1.3     Fungsi Data Base

Ada beberapa fungsi yang digunakan dalam MySQL. fungsi MySQL-lah yang digunakan sebagai penghubung antar SQL sehingga query tersebut dapat dijalankan pada server  dan dapat dilihat hasilnya oleh client.
Fungsi MySQL dapat juga dikatakan sebagai interpreter query karena setiap user menggunakan query SQL, maka fungsi ini harus diletakkan. Dengan kata lain query SQL tidak dapat dijalankan tanpa adanya fungsi MySQL.

Fungsi  lain dari database adalah  Mengolah perintah input menjadi output yang sesuai, mampu  menampung dan mengolah data dalam jumlah besar, membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien, menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan releva. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya, mengatasi kerangkapan data,  mengatasi kesulitan dalam mengakses data, menyusun format yang standar dari sebuah data. Memberikan pengaturan hak akses / batasan akses user database. Mampu menyimpan semua data yang relevan ke dalam database . langkah pertamanya adalah dengan mengentukan atribut-atribut mana saja yang penting untuk disimpan dalam database. Selain itu database juga memiliki fungsi:

1.    pengambilan dan perubahan data, Sebuah DBMS harus menyediakan kemampuan menyimpan, mengambil dan merubah data dalam basis data.

2.   Katalog yang dapat diakses pemakai, menyediakan sebuah katalog yang berisi deskripsi item data yang disimpan dan diakses oleh pemakai.

3.   Mendukung Transaksi, Menyediakan mekanisme yang akan menjamin semua perubahan yang berhubungan dengan Penyimpanan transaksi yang sudah ada atau yang akan dibuat.

4.   Melayani kontrol concurrency, Sebuah DBMS harus menyediakan mekanisme yang menjamin basis data ter-update secara benar pada saat beberapa pemakai melakukan perubahan terhadap basis data yang sama secara bersamaan.

5.   Melayani recovery, Menyediakan mekanisme untuk mengembalikan basis data ke keadaan sebelum terjadinya kerusakan pada basis data tersebut.

6.   Melayani autorisasi, Sebuah DBMS harus menyediakan mekanisme untuk menjamin bahwa hanya pemakai yang berwenang saja yang dapat mengakses basis data.

7.   Mendukung komunikasi data, Sebuah DBMS harus mampu terintegrasi dengan software komunikasi.

8.   Melayani integrity, Sebuah DBMS bertujuan untuk menjamin semua data dalam basis data dan setiap terjadi perubahan data harus sesuai dengan aturan yang berlaku.

9.   Melayani data independence, Sebuah DBMS harus mencakup fasilitas untuk mendukung kemandirian program dari struktur basis data yang sesungguhnya.

10. Melayani utility, Sebuah DBMS sebaiknya menyediakan kumpulan layanan utility.

2.1.4     Tujuan pembuatan Data Base

Tujuan pembuatan database adalah:

1.     Untuk memperoleh Keakuratan pembentukan kode & relasi antar data berdasar aturan tipe data, domain data, keunikan data, untuk menekan ketidak akuratan saat penyimpanan data.

2.    Untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik. Database yang sudah masuk dalam suatu media penyimpanan tidak akan pernah bisa diakses tanpa adanya suatu perangkat lunak aplikasi yang familiar dengannya, misalkan saja perangkat lunak aplikasi yang berbasis database.

3.    Untuk pemilahan data yang sifatnya pasif dari database aktif.

4.    Untuk Memberikan keamanan atas hak akses data.

5.    Untuk mencegah data redudancy dan inconsistency.

6.    Untuk mempermudah dalam melakukan akses terhadap data.

7.    Mengurangi pengulangan data adalah data yang sama dapat disimpan dalam beberapa file.

8.     Mencapai Independensi data adalah kemampuan untuk membuat peubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.

9.    Mempercepat dan mempermudah pemrosesan data.

10.  Mempercepat dan mempermudah penyimpanan dan pengambilan kembali data yang ada karena data harus tersedia sewaktu-waktu dibutuhkan serta untuk mengurangi pengulangan data (reduplikasi).

11. Mempermudah pemrograman karena database menjadi lebih fleksibel, dimana perubahan program tidak memerlukan perubahan struktur data, dan sebaliknya. Karena dalam data penggajian guru sering terdapat perubahan.

2.2 Gaji

2.2.1     Pengertian Gaji

Penggajian adalah sistem tentang cara mengelola data yang berupa nilai-nilai mengenai berbagai hal yang berhubungan dengan hal atau keadaan terutama kelancaran dan pengaksesan data. Data yang dimasukan kedalam data statistik sistem informasi diantaranya adalah Nomor Induk Pegawai, Nama Pegawai, Tempat Tanggal Lahir,Alamat, jabatan.

Menurut UU RI No. 14 Tahun 2005 tentang Guru , pasal 14  Gaji merupakan hak yang diterima oleh guru atas pekerjaannya dari penyelenggaraan pendidikan dalam bentuk financial secara berkala sesuai dengan peraturan perundang-undangan Hasbullah.

Ada beberapa pengertian gaji diantaranya:

Menurut Eursanto (2001:53) Gaji dan upah merupakan bentuk konpensasi, yaitu manfaat jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada seorang karyawan. Perbedaan upah gaji hanya terletak pada kuatnya ikatan kerja dan jangka waktu penerimaannya. Seseorang menerima gaji apabila ikatan kerjanya kat. Dilihat dari jangka waktu penerimaannya, gaji pada umumnya diberikan setiap bulan.

Sedangkan Menurut Panggabean (2004:77) gaji sebagai imbalan financial yang dibayarkan kepada karyawan secara teratur, seperti tahunan, caturwulan, bulanan atau mingguan.

Kemudian menurut Harianja (2002:245) gaji sebagai bayaran tetap yang diterima seseorang dari keanggotaannya dalam sebuah organisasi.

2.2.2    Prosedur Pencatatan Gaji

Prosedur penggajian yang dilakukan ialah dengan proses:

a.Guru harus mengisi daftar kehadiran.

b. Data kehadiran diproses untuk menghitung gaji yang diterima.

c.Dalam pemberian gaji bagian administrasi memberikan slip gaji kepada

guru yang bersangkutan.

Secara prinsip, setiap guru selain menerima gaji pokok juga akan menerima berbagai macam tunjangan. Disamping itu, dengan adanya fasilitas pemberian kredit bagi para guru yang pada akhirnya akan menimbulkan berbagai macam potongan yang juga harus diperhitungan pada saat menjelang gajian; Maka gaji  yang  akan diterima oleh setiap  guru pada akhir bulan akan mengikuti ketentuan sebagai berikut : Gaji = Gaji Pokok + Aneka Tunjangan – Potongan.